Telefoon: (+31) (0)6 41 37 66 64

Het delen van Bestanden(documenten, en of content) (eventueel met externe) is een van de meest gevraagde features in SharePoint en is in Office365.

Maar hoe houdt je controle over wat er wel en niet gedeeld mag worden. Dit is een van de zaken waar veel bedrijven momenteel nog niet zo goed raad mee weten. Wat resulteert in veel discussie.

In deel 1 kon je lezen hoe een beheerder of administrator van Office365 dit kan instellen voordat je Ć¼berhaupt mag delen. Lees meer…

Het delen van Bestanden(documenten, en of content) (eventueel met externe) is een van de meest gevraagde features in SharePoint en is in Office365.

Maar hoe houdt je controle over wat er wel en niet gedeeld mag worden. Dit is een van de zaken waar veel bedrijven momenteel nog niet zo goed raad mee weten. Wat resulteert in veel discussie.

In deel 1 van deze blog leg ik in eerst instantie uit hoe de administrator van de Office365 controle heeft over het delen en deze dus bepaalt welke sites wel en niet gedeeld mogen worden. Lees meer…

Voordat je documenten gaat verplaatsen van de file share moet je in ieder geval over de volgende punten hebben nagedacht :

  1. Bepaal welke documenten je wilt bewaren en voor hoelang
  2. Welk type bestanden ga je migreren? Zijn persoonlijke mappen uit Outlook toegestaan? En wat te denken van video’s, geluidsfragmenten en foto’s?
  3. Waar sla je het op en wie gaat dit beheren?
  4. Wie zorgt voor de juiste categorieƫn en bepaalt de metadatering?
  5. Wie heeft er toegang en wat is het machtigingsiveau? (Lezen, schrijven, schrijven zonder verwijderen, of volledige controle)
  6. Waar en wanneer mogen er bestanden gedeeld worden met mensen van buiten uw organisatie? Door wie mag dat gebeuren?
  7. Zijn er wettelijke voorschriften waaraan de organisatie moet voldoen?
  8. Wil je alles in Word en Excel formaat houden, of converteer je actielijsten e.d. naar SharePoint lijsten?
  9. Welke document bibliotheken wordt versiebeheer aangezet? Hoeveel versies worden er bewaard? Waar wordt het check-uit check-in principe toegepast?
  10. Wordt er overwogen om migratiesoftware te gebruiken?
  11. Zijn er documenten met bijzondere leestekens in de naam? (denk aan het & teken, deze kun je niet migreren)(handige tool om namen in bulk aan te passen: bulk renaming tool)
  12. Hoe groot zijn de documenten, redt je het met de standaard limiet van 50Mb?

Met dank aan Veronique Palmer

Het artikel hieronder is geschreven door Siebe de Vries. Siebe kwam in 2002 voor het eerst in aanraking met SharePoint en heeft unieke expertise door de combinatie van kennis in het verpleegkundige vak en kennis van IT. Ik ben blij met zijn bijdrage en wens je veel plezier met het lezen van onderstaand artikel. Mocht je vragen hebben, neem gerust contact met me op via 020-7370966. Paul Keijzers Microsoft SharePoint and Office 365 Specialist.

Klik op de tegel Lijsten, bibliotheken etc


Lees meer…