Telefoon: (+31) (0)6 41 37 66 64

Voordat je documenten gaat verplaatsen van de file share moet je in ieder geval over de volgende punten hebben nagedacht :

  1. Bepaal welke documenten je wilt bewaren en voor hoelang
  2. Welk type bestanden ga je migreren? Zijn persoonlijke mappen uit Outlook toegestaan? En wat te denken van video’s, geluidsfragmenten en foto’s?
  3. Waar sla je het op en wie gaat dit beheren?
  4. Wie zorgt voor de juiste categorie├źn en bepaalt de metadatering?
  5. Wie heeft er toegang en wat is het machtigingsiveau? (Lezen, schrijven, schrijven zonder verwijderen, of volledige controle)
  6. Waar en wanneer mogen er bestanden gedeeld worden met mensen van buiten uw organisatie? Door wie mag dat gebeuren?
  7. Zijn er wettelijke voorschriften waaraan de organisatie moet voldoen?
  8. Wil je alles in Word en Excel formaat houden, of converteer je actielijsten e.d. naar SharePoint lijsten?
  9. Welke document bibliotheken wordt versiebeheer aangezet? Hoeveel versies worden er bewaard? Waar wordt het check-uit check-in principe toegepast?
  10. Wordt er overwogen om migratiesoftware te gebruiken?
  11. Zijn er documenten met bijzondere leestekens in de naam? (denk aan het & teken, deze kun je niet migreren)(handige tool om namen in bulk aan te passen: bulk renaming tool)
  12. Hoe groot zijn de documenten, redt je het met de standaard limiet van 50Mb?

Met dank aan Veronique Palmer