Telefoon: (+31) (0)6 41 37 66 64

Hoe kan ik een bestand zoeken in Office 365 / SharePoint

Geplaats door: In: Office365, SharePoint, Tip, weergave 25 okt 2016 Reacties: 0 Tags: ,

Hoe kan ik een bestand zoeken in Office 365 / SharePoint. belangrijk is om te weten dat de zoek functionalitieit in SharePoint en Office 365 zeer krachtig is. Belangrijk kan wel zijn dat bepaalde metadata(herkennings labels) ingevuld zijn om iets terug te vinden. Zie het als dat je in de keuken staat bij een onbekende en dat hij vraagt pak even een mes en vork uit de keuken. Dan weet je ook niet waar je moet zoeken je weet alleen dat je zoekt naar een mes en vork. 

Maar als er nu ook nog bij de metadata 3e la van Links staat dan heb je hem in een keer. Zo kan het ook met zoeken in SharePoint en Office 365. In deze blog ga ik je een aantal belangrijke hints mee geven waardoor je bestanden en of documenten terug kunt vinden. Of juist niet meer kan vinden omdat de verkeerde benaming is gebruikt.

Laten we eens beginnen. Stel ik zoek een offerte van Sales ik weet dat de achternaam van de schrijver jansen of janssen is en ik weet dat ik niet de offerte uit 2015 wil ook weet ik dat het om een pdf gaat omdat de offerte naar de klant is gestuurd.

Hoe zou de zoek selectie eruit kunnen zien in SharePoint en Office 365

2016-10-23-18_32_52-zoeken_-_sales_-author_jans_-offerte-or-wortell-2015-filetype_pdf

zoals je ziet gebruik ik  engelse koppel termen. Laten we beginnen in het begin

“sales” dit moet zo in de tekst voorkomen als woord

Author:jans* zoek alle personen die een achternaam hebben die begint met jans dit kan dus Jansen of Janssen zijn of jansten etc.deze zoekt zowel op bewerkt(modified by) als maker(created by)

Offerte Or Wortell de Or staat voor Of dus of offerte of Wortell.

-2015 wil zeggen dat alles getoond mag worden behalve als het 2015 bevat. Dit is ook een valkuil want hoeveel files hebben geen – teken in de bestandsnaam hierdoor weet je dus dat je iig niet op die term kan zoeken mocht je – als koppelteken hebben gebruikt.

filetype:pdf het type bestand moet minimaal PDF bevatten het kan dus ook voorkomen dat er Pdf.doc zou staan dan komt deze wel naar boven.

Zoals je ziet zijn dit nog maar een paar mogelijkheden om bestanden terug te vinden.

je hebt de mogelijkheid om een Zoek opdracht te doen door je hele omgeving:

 

zoek-keuze

Dit is onder te verdelen in Alles dus de complete omgeving

Personen je collega’s

Gesprekken dit zijn conversaties in SharePoint In Delve zijn dit ook mails

Deze Site. Spreekt eigenlijk voor zich alles wat zich binnen deze site bevind.

Meestal zal je standaard kiezen voor Alles

In bibliotheken heb je ook de mogelijkheid om te zoeken dan word enkel gezocht in de bibliotheek.

bibliotheek-zoeken

Hierbij maak ik direct de opmerking dat deze zoek opdracht slechter werkt en in de nieuwe versie van de documentbibliotheken verdwenen is.

Daarnaast is er nog een geavanceerde zoek centrum alleen deze moet ingericht en toegankelijk zijn gemaakt door je bedrijf:

advanced-search

Zoals je ziet zit er diverse mogelijkheid om al direct gefilterd te zoeken.

Mijn ervaring is dat meestal met de Engelse koppeltekens word gezocht om snel een goed resultaat terug te krijgen. Mochten mensen anders hebben hoor ik het graag.

Wat zijn dan bijvoorbeeld koppeltekens die je veel gebruikt

  • AND of te wel en dus offerte en opdracht
  • OR of te wel of dus Offerte of Opdracht
  • NOT – dus resultaten met dit erin mogen niet getoond worden
  • * is de wildcard dus je weet iets niet precies dan zet je er een * voor of achter
  • “” betekent dat het exact moet voldoen aan de tekst tussen de quotes.

daarnaast heb je nog een aantal tekens die ook weer wat kunnen doen:
: gelijk aan
<> ongelijk aan
< kleiner dan
>groter dan
<= kleiner dan of gelijk aan
>= groter dan of gelijk aan

Zo kan je bijvoorbeeld een zoek opdracht hebben waarbij je de Auteur wil uitsluiten dus Author<>”Paul Keijzers”

Daarnaast is het mogelijk om je resultaat de filteren na het zoeken dit noemen we refiners. Standaard zijn er een aantal:

2016-10-23-19_57_03-zoekresultaten_-t

Zoals je ziet zijn in dit geval mijn verfijn mogelijkheden bestandstype,Auteur en laatst gewijzigd

Wanneer ik nu op een verfijner klik zal mijn zoekresultaat beperkt worden. En bij de datum zal ik via het schuiven in de balk ook minder resultaten krijgen.

Ook is het mogelijk om een waarschuwing te krijgen wanneer er iets in het zoek resultaat verandert. Dit kan onder de resultaten:

waarschuw-mij

als ik op waarschuw mij klik krijg ik de volgende mogelijkheden voor mijn waarschuwingen in te stellen.

2016-10-23-20_02_29-search_-_sales_-author_keij_-2016-filetype_pdf-nieuwe-waarschuwing

Natuurlijk zijn er nog veel meer mogelijkheden maar dit zijn wel de meest voorkomende. Mocht je nog aanvullingen hebben hoor ik het graag.

Overigens is het dus echt mogelijk dat je onderwater in je omgeving nog veel meer doet met zoekopdrachten alleen kan het dus zijn dat je It Afdeling dit heeft voor geconfigureerd.

Overigens is er in het engels nog meer te vinden op deze site

 

Dit is een crosspost en komt van http://www.watisoffice365.nl

Plaats een reactie!

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

%d bloggers liken dit: